W jaki sposób poprawnie pisać e-maile biznesowe?

W dzisiejszych czasach praktycznie większość biznesowych problemów załatwianych jest przy pomocy poczty elektronicznej. Oczywiście uważana jest ona za nieoficjalną formę komunikacji, jednak wymaga zastosowania kilku naprawdę ważnych zasad. Odpowiednio formułowane e-maile pozwolą zbudować pozytywny wizerunek danego przedsiębiorstwa.

Określenie nadawcy oraz odbiorcy

Podobnie, jak w przypadku tradycyjnej korespondencji niezbędne jest wskazanie nadawcy oraz adresata danej wiadomości. Biznesowy email wymaga określenia nadawcy nie tylko w formie imienia oraz nazwiska, ale również nazwy reprezentowanej firmy. Oczywiście nadawca powinien być określony w postaci bardzo poważnie brzmiącej nazwy. Biznesowy email wymaga również określenia odbiorcy wiadomości. W dzisiejszych czasach istnieje możliwość ukrycia adresu e-mail nadawcy, co wykorzystywane jest w przypadku, gdy zamierzamy wysłać wiadomość do kilku adresatów. Pozwoli to na ukrycie danych dla poszczególnych odbiorców wiadomości. Temat powinien charakteryzować się dużą prostotą oraz niewielką długością. Jeżeli pominiemy to pole, nasza wiadomość może zostać uznana przez odbiorcę za spam.

Elementy biznesowego emailu

Biznesowy email powinien składać się z kilku bardzo ważnych elementów. Pierwszym z nich jest oczywiście przywitanie. W przypadku, gdy z dana osobą kontaktujemy się po raz pierwszy, niezbędne jest użycie bardziej uniwersalnych zwrotów grzecznościowych. W przypadku regularnych kontaktów można wykorzystywać mniej formalne zwroty. Biznesowy email musi posiadać bardzo czytelny układ teksu, co ułatwi odbiorcy zrozumienie danej sytuacji. Całość powinna zostać zakończona przy użyciu formalnego zwrotu pożegnalnego. W tym przypadku nie ma znaczenia czy kontakt jest jednorazowy, czy też odbywa się w sposób regularny. Niezbędnym elementem jest również podpis, ponieważ w przypadku jego braku możemy nie uzyskać odpowiedzi na wysłaną wiadomość. Biznesowy email w stopce najczęściej posiada wszelkie niezbędne informacje na temat danego przedsiębiorstwa oraz różnego rodzaju slogany i hasła reklamowe.